Glosario de cuentas a pagar (AP)
Glosario de ininvoice: 40 términos de AP automation en español de España. Definiciones autocontenidas — cada término explica qué es, cómo funciona y qué resuelve.
A
-
AEAT
- Agencia Estatal de Administración Tributaria. Organismo público español que recauda impuestos y gestiona el cumplimiento fiscal. Regula los sistemas de facturación electrónica (Verifactu, SII, FacturaE) y recibe los registros de operaciones de las empresas. Las facturas de proveedor deben cumplir los requisitos formales que establece la AEAT para ser deducibles.
-
Albarán de entrega
- Documento que acredita que los bienes o servicios pedidos han sido recibidos. Incluye qué se entregó, en qué cantidad y en qué fecha. Es el tercer documento del three-way matching: sin albarán no se puede verificar si la factura refleja lo que llegó realmente. También llamado nota de entrega o goods receipt (GR).
-
AP automation (automatización de cuentas a pagar)
- Conjunto de procesos y tecnologías que automatizan el ciclo de vida de las facturas de proveedor: recepción, extracción de datos, validación, conciliación y aprobación. Reduce el tiempo de gestión, elimina errores manuales y acelera el cierre. Incluye OCR, three-way matching, detección de duplicados y routing de excepciones.
-
ASN (Advanced Shipping Notice)
- Aviso previo de envío que el proveedor transmite antes de que llegue la mercancía. Contiene qué se va a entregar, en qué cantidad y cuándo. Permite preparar la recepción y agilizar la validación del albarán. En entornos EDI, el ASN llega en formato estándar (EDIFACT, X12) antes del albarán físico.
C
-
COGS (Coste de las mercancías vendidas)
- Cost of Goods Sold. Suma de todos los costes directos de producción o adquisición de los bienes vendidos. Incluye materias primas, componentes y mano de obra directa. Errores en las facturas de proveedor —precios incorrectos o cantidades inexactas— inflan el COGS y distorsionan el margen bruto declarado.
-
Conciliación a tres bandas
- Proceso de verificar que una factura de proveedor coincide con el pedido de compra y el albarán de entrega, línea por línea. Se comparan precios unitarios y cantidades antes de impuestos. Si todas las líneas están dentro de la tolerancia pactada, la factura queda conciliada. Si no, se genera una excepción para revisión. Previene pagos erróneos y fraude.
D
-
DPO (Days Payable Outstanding)
- Días de pago pendiente. Mide cuántos días tarda una empresa en pagar a sus proveedores desde la fecha de la factura. Un DPO alto puede indicar que la empresa retiene efectivo, pero si supera los plazos pactados, genera recargos y deteriora la relación con proveedores. Una conciliación automatizada reduce el tiempo entre recepción y aprobación.
-
Duplicado por hash
- Método de detección de facturas duplicadas basado en la huella digital del documento. Se aplica SHA-256 al contenido normalizado del PDF o imagen: si dos documentos producen el mismo hash, son idénticos aunque tengan nombres de archivo distintos. Detecta reenvíos del mismo documento sin depender de que el número de factura sea legible.
-
Duplicado por número
- Detección de facturas duplicadas comparando el número de factura y el NIF del proveedor. Si el mismo proveedor envía dos facturas con el mismo número, una es duplicada. Es el método más directo pero insuficiente solo: un proveedor puede reusar números o enviar la misma factura con número ligeramente distinto.
-
DSO (Days Sales Outstanding)
- Días de cobro pendiente. Mide cuántos días tarda una empresa en cobrar sus ventas. Aunque es una métrica de AR (cuentas a cobrar), impacta en el working capital junto con el DPO. Reducir el DPO sin deteriorar el DSO es el equilibrio que busca la gestión eficiente de cuentas a pagar.
E
-
E-factura B2B
- Factura electrónica entre empresas (business-to-business). En España, la ley Crea y Crece obliga a empresas con facturación mayor de 8M€ a emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas (FacturaE o similar). Las PYMEs deben adaptarse progresivamente. Una factura electrónica estructurada permite procesado automático sin OCR.
-
EDI (Electronic Data Interchange)
- Intercambio electrónico de datos en formato estándar entre sistemas de distintas empresas. Permite que pedidos, albaranes y facturas fluyan automáticamente entre el ERP del comprador y el del proveedor sin intervención humana. Los formatos más comunes en Europa son EDIFACT y XML/UBL. Reduce errores de reintroducción y acelera la conciliación.
-
EDIFACT
- Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. Estándar internacional de mensajería EDI para el intercambio de documentos comerciales. Define el formato de pedidos (ORDERS), albaranes (DESADV) y facturas (INVOIC) entre empresas. Muy extendido en distribución, retail y cadena de suministro europea.
-
Exception routing (enrutamiento de excepciones)
- Proceso de dirigir automáticamente una factura con descuadres o problemas a la persona o departamento responsable de resolverla. Las facturas sin excepción se aprueban sin intervención. Solo las que presentan varianzas, duplicados o campos incompletos llegan al equipo. Reduce el trabajo manual al concentrarlo en los casos que realmente lo requieren.
F
-
Factura de proveedor
- Documento que un proveedor emite para reclamar el pago de bienes o servicios suministrados. Debe incluir número, fecha, datos fiscales del emisor y receptor, descripción de líneas, precios unitarios, cantidades, base imponible, tipo de IVA y total. Es el documento de entrada en el proceso de conciliación de cuentas a pagar.
-
FacturaE
- Formato estándar de factura electrónica en España, basado en XML y definido por el Ministerio de Hacienda. Es obligatorio para facturar a la Administración Pública española. Permite el procesado automático sin OCR. El archivo lleva firma electrónica y puede validarse en la plataforma FACe. Compatible con el SII de la AEAT.
-
Fuzzy matching (concordancia aproximada)
- Técnica para emparejar documentos aunque sus datos no coincidan exactamente. Encuentra el pedido correcto aunque la referencia tenga erratas, el nombre del proveedor use razón social en vez de nombre comercial, o los formatos de fecha difieran. Imprescindible en entornos reales donde los datos de factura y pedido rara vez son idénticos carácter a carácter.
G
-
GLN (Global Location Number)
- Número de localización GS1 de 13 dígitos que identifica de forma única una ubicación física o legal: empresa, almacén, punto de venta o departamento. Usado en EDI para identificar sin ambigüedad al emisor y receptor de pedidos, albaranes y facturas. Evita confusiones entre sedes de la misma empresa.
-
GTIN (Global Trade Item Number)
- Identificador GS1 de producto comercial. Agrupa EAN-8, EAN-13, UPC-A y ITF-14. Permite identificar exactamente qué producto se pidió, se recibió y se facturó. En conciliación de facturas, el GTIN como referencia de línea elimina la ambigüedad de nombres de producto cuando el mismo artículo tiene distintas denominaciones en el catálogo del proveedor y del comprador.
I
-
IDP (Intelligent Document Processing)
- Procesado inteligente de documentos. Combina OCR con modelos de lenguaje (LLM) o ML para extraer datos estructurados de documentos no estandarizados: facturas, albaranes, contratos. Va más allá del OCR clásico: entiende contexto, clasifica documentos por tipo y normaliza campos aunque el diseño del documento varíe entre proveedores.
-
IVA soportado
- IVA incluido en las facturas que recibe una empresa de sus proveedores. Es deducible en la declaración trimestral del IVA (modelo 303) si la factura cumple los requisitos formales de la AEAT. La conciliación de facturas no opera sobre el IVA: la varianza se calcula siempre sobre precios unitarios antes de impuestos.
K
-
KPIs de cuentas a pagar
- Indicadores clave para medir la eficiencia del proceso AP. Los más usados: coste por factura procesada, tiempo de ciclo factura-pago, tasa de facturas procesadas sin intervención (touchless rate), tasa de facturas con excepción, porcentaje de duplicados detectados y DPO. Permiten comparar el rendimiento del equipo antes y después de automatizar.
M
-
Master data (datos maestros)
- Datos de referencia que no cambian con cada transacción: proveedor, producto, centro de coste, cuenta contable. En AP automation, la calidad del master data de proveedor (NIF, nombre, cuenta bancaria, condiciones de pago) determina la precisión del fuzzy matching y la detección de duplicados. Un vendor master desactualizado genera falsas excepciones.
O
-
OCR (Reconocimiento óptico de caracteres)
- Optical Character Recognition. Tecnología que convierte imágenes de texto —PDF escaneados, fotos de facturas— en texto legible por máquina. En AP automation, extrae número de factura, fecha, datos del proveedor, líneas de detalle, importes e impuestos. La precisión en facturas estándar ronda el 95-98%. Documentos borrosos o manuscritos reducen esta cifra.
P
-
P2P (Procure-to-Pay)
- Proceso completo desde que una empresa identifica la necesidad de compra hasta que paga la factura al proveedor. Incluye: solicitud de compra, aprobación, emisión del PO, recepción de mercancía, conciliación de factura y pago. AP automation cubre la fase final del ciclo P2P: desde la recepción de la factura hasta la aprobación del pago.
-
Packing list (lista de empaque)
- Documento que acompaña un envío y detalla exactamente qué se ha empaquetado: referencias, cantidades, pesos y medidas de cada bulto. Es la fuente de datos para verificar que lo que llega coincide con el albarán y el pedido. En sectores con entregas complejas —distribución, manufactura— el packing list precede al albarán y permite anticipar discrepancias.
-
Pedido de compra (Purchase Order / PO)
- Documento que emite la empresa compradora para autorizar formalmente una compra. Especifica qué se pide, en qué cantidad y a qué precio unitario. Es la referencia principal del three-way matching: la factura del proveedor debe coincidir con lo que se autorizó en el PO, no con lo que el proveedor decidió cobrar.
R
-
Retención (IRPF en facturas)
- Parte del importe de la factura que el pagador retiene e ingresa directamente a Hacienda en nombre del proveedor. Aplica a profesionales autónomos y algunas actividades empresariales. Aparece como porcentaje sobre la base imponible y reduce el importe neto a pagar. La conciliación de facturas debe excluir la retención del cálculo de varianza.
-
RGPD
- Reglamento General de Protección de Datos (EU 2016/679). Regula el tratamiento de datos personales en la Unión Europea. En AP automation, aplica a los datos de personas físicas en facturas (autónomos, representantes de empresa). Obliga a que los datos se alojen en la UE o en países con nivel de protección equivalente, y a tener un DPA firmado con proveedores de software.
S
-
Score de riesgo (puntuación de riesgo de factura)
- Puntuación numérica (habitualmente 0-100) que un sistema AP asigna a cada factura para priorizar revisión manual. Factores: grado de coincidencia con el pedido, magnitud de varianzas, historial de errores del proveedor, señales de duplicado, anomalías en datos fiscales. A mayor score, mayor probabilidad de que la factura requiera intervención antes de pagar.
-
SII (Suministro Inmediato de Información)
- Sistema de la AEAT que obliga a grandes empresas (facturación mayor de 6M€) a reportar electrónicamente cada factura emitida o recibida en un plazo de 4 días. Sustituye los modelos 347 y 340. Implica que cada factura de proveedor debe estar correctamente registrada y conciliada casi en tiempo real, lo que hace imprescindible un proceso AP automatizado.
T
-
Three-way matching (conciliación a tres bandas)
- La conciliación a tres bandas —three-way matching— es el proceso de cruzar tres documentos antes de pagar una factura de proveedor: el pedido de compra, el albarán de entrega y la factura. Se compara línea por línea, precio unitario y cantidad. Sin ese cruce, una empresa paga lo que factura el proveedor, no lo que pidió y recibió.
-
Tolerancia (en conciliación de facturas)
- Margen de diferencia aceptable entre la factura y el pedido antes de generar una excepción. Se define por línea, en porcentaje o en importe absoluto. Ejemplo: 2% o 1,50 EUR por línea en OR-mode (cualquiera de los dos cubre). Si la varianza de una línea no supera la tolerancia, esa línea se considera conciliada. Solo se escala si la varianza supera ambos límites.
-
Touchless AP (cuentas a pagar sin intervención manual)
- Touchless accounts payable es el proceso de gestionar facturas de proveedor de principio a fin sin intervención humana. Llega por correo, el sistema extrae los datos con OCR, los cruza contra el pedido y el albarán, y solo escala al equipo cuando hay un descuadre real. Las empresas con AP automatizado procesan casi cuatro veces más facturas por empleado (APQC Open Standards Benchmarking).
V
-
Varianza (descuadre en factura)
- Diferencia entre lo que aparece en la factura y lo que consta en el pedido de compra, calculada línea por línea. Hay dos tipos: varianza de precio (precio facturado distinto al pactado en el PO) y varianza de cantidad (unidades facturadas distintas a las recibidas). Se calcula sobre precios unitarios antes de impuestos, nunca sobre totales de cabecera.
-
Vendor master (maestro de proveedores)
- Base de datos centralizada con los datos de referencia de cada proveedor: NIF, razón social, dirección, cuenta bancaria, condiciones de pago, persona de contacto. Es la fuente de verdad para la conciliación: si el NIF de la factura no coincide con el del vendor master, se genera una excepción. Un vendor master desactualizado es la causa más frecuente de falsas alarmas en AP automation.
-
Verifactu
- Sistema español de facturación verificable regulado por la AEAT. Obliga a que los softwares de facturación generen registros encadenados (con hash) de cada factura emitida, enviables a la AEAT para verificación. El objetivo es eliminar el software de doble uso (que permite modificar facturas después de emitirlas). La implantación obligatoria está prevista para 2027 (RD-ley 15/2025).
W
-
Working capital (capital circulante)
- Diferencia entre activo corriente y pasivo corriente. En gestión de cuentas a pagar, optimizar el working capital significa pagar a proveedores en el último momento posible sin incurrir en penalizaciones, para retener efectivo el mayor tiempo posible. Un DPO más alto libera capital, pero requiere que la conciliación sea rápida para no bloquear pagos por facturas sin revisar.
Automatiza la conciliación de tus facturas
Three-way matching línea por línea, detección de duplicados y score de riesgo. 249 EUR/mes, activación en 48 horas.
Reservar plaza