Retención IRPF 15% subcontratistas: contabilización y cuentas a pagar
Guía del equipo de ininvoice · Conciliación automática de facturas.
Cuando una empresa paga a un autónomo o subcontratista que ejerce actividad profesional, debe retener el 15% de IRPF (7% durante los primeros 2 años), ingresarlo a la AEAT en el modelo 111, y pagar al proveedor solo el neto. La retención no reduce el gasto contable: el gasto es el importe bruto; la retención es un pasivo hacia Hacienda.
Qué es la retención IRPF y cuándo se aplica en facturas de proveedor
La retención IRPF en facturas de proveedor es un mecanismo de pago anticipado del impuesto del profesional. La empresa pagadora actúa como retenedora: descuenta el porcentaje de retención del importe a pagar, lo ingresa a la AEAT en nombre del autónomo y entrega al profesional un certificado de retenciones practicadas (modelo 190 anual).
Se aplica cuando concurren dos condiciones:
- El prestador es persona física autónoma que ejerce actividad económica en sección segunda (actividades profesionales) o tercera (artísticas y deportivas) del IAE, o actividad agraria, ganadera o forestal.
- La empresa pagadora está obligada a retener —cualquier empresa o empresario que satisfaga rendimientos sujetos a retención.
No se retiene cuando el prestador es una sociedad (SL, SA), aunque sea unipersonal. Tampoco en determinadas actividades clasificadas como empresariales en la sección primera del IAE (venta de bienes, transporte, construcción en muchos casos).
Esta información es orientativa. La obligación de retener depende de la naturaleza de la actividad y la clasificación IAE del proveedor. Consulte con su asesor fiscal.
Tipos de retención IRPF en 2026
| Situación del proveedor | Tipo de retención | Base de retención |
|---|---|---|
| Actividad profesional (general) | 15% | Contraprestación íntegra, excluido IVA |
| Profesional nuevo inicio (1.º y 2.º año natural) | 7% | Contraprestación íntegra, excluido IVA |
| Actividad agraria, ganadera, forestal (general) | 2% o 1% | Según tipo de actividad y producto |
| Rendimientos de capital mobiliario (arrendamiento de bienes muebles) | 19% | Importe del arrendamiento |
| Arrendamiento inmuebles (si sujeto a retención) | 19% | Cuota de arrendamiento excluido IVA |
Tipos vigentes según LIRPF y RD 439/2007. Pueden modificarse por Ley de Presupuestos Generales. Consulte con su asesor fiscal.
Anatomía de una factura de autónomo con retención: ejemplo numérico
Un diseñador gráfico autónomo emite factura por servicios de branding:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorarios (base imponible) | 2.000,00 € |
| IVA 21% | 420,00 € |
| Subtotal antes de retención | 2.420,00 € |
| Retención IRPF 15% (sobre base imponible) | −300,00 € |
| Total a pagar al proveedor | 2.120,00 € |
La empresa ingresa 300€ en la AEAT trimestralmente (modelo 111). El autónomo recibe 2.120€ y declara en su IRPF los 2.000€ brutos, descontando los 300€ ya retenidos.
Contabilización correcta en el libro diario
El error más habitual en cuentas a pagar es contabilizar solo el neto pagado (2.120€) como gasto. El gasto real es el bruto (2.000€); la retención (300€) es una deuda con Hacienda, no un menor gasto.
Asiento en el momento de recepción y aprobación de la factura
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 621 / 623 | Servicios de profesionales independientes | 2.000,00 | |
| 472 | H.P. IVA soportado | 420,00 | |
| 410 | Acreedores por prestaciones de servicios | 2.120,00 | |
| 4751 | H.P. retenciones e ingresos a cuenta | 300,00 |
Asiento en el momento del pago al proveedor
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 410 | Acreedores por prestaciones de servicios | 2.120,00 | |
| 572 | Banco | 2.120,00 |
Asiento en el momento del ingreso del modelo 111 (trimestral)
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 4751 | H.P. retenciones e ingresos a cuenta | 300,00 | |
| 572 | Banco | 300,00 |
Los números de cuenta corresponden al Plan General de Contabilidad (PGC 2007). Su plan de cuentas puede diferir. Consulte con su asesor contable.
Diferencias clave entre IVA y retención IRPF en el ciclo AP
| Dimensión | IVA soportado | Retención IRPF |
|---|---|---|
| Naturaleza | Impuesto indirecto sobre el consumo | Pago a cuenta del impuesto directo del proveedor |
| ¿Quién lo paga finalmente? | El consumidor final (empresa si no deduce) | El autónomo (se lo descuenta de su cuota IRPF) |
| Impacto en el gasto | No impacta si es deducible | No impacta: gasto = base imponible bruta |
| Cuenta contable | 472 H.P. IVA soportado (activo) | 4751 H.P. retenciones (pasivo) |
| Modelo de liquidación | 303 (trimestral) o SII (mensual) | 111 (trimestral) + 190 (anual resumen) |
| ¿Figura en la factura del proveedor? | Sí, obligatorio | Sí, obligatorio indicar tipo y base |
| ¿Afecta al importe a pagar? | Sí (se paga IVA al proveedor) | Sí (se descuenta del total a pagar) |
El modelo 111: qué información viene del ciclo AP
El modelo 111 es la declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas y premios. En el contexto AP, las retenciones practicadas a autónomos se declaran en el apartado de rendimientos de actividades económicas.
Para cumplimentar el 111 correctamente, el sistema de cuentas a pagar debe mantener acumulado por trimestre:
- Número de perceptores (autónomos distintos a quienes se ha retenido).
- Base de las retenciones (suma de bases imponibles de facturas con retención).
- Importe total retenido (suma de retenciones practicadas).
Si el sistema AP no desglosa las facturas de autónomos del resto de facturas de proveedor, la preparación del 111 es un proceso manual de filtrado y suma. Con 20 autónomos activos y 50 facturas/trimestre, eso son 2-3 horas de trabajo innecesario.
Cuatro errores habituales en cuentas a pagar con retención IRPF
1. Pagar el bruto al autónomo por error
Si se pagan 2.420€ en lugar de 2.120€, la empresa ha pagado de más 300€. El autónomo ha cobrado dinero que pertenece a Hacienda. La corrección requiere que el proveedor devuelva el exceso o que se descuente de la siguiente factura, con documentación de la devolución.
2. No retener porque "la factura no lo indica"
La obligación de retener recae en el pagador, no en el emisor de la factura. Si el autónomo no incluye la retención en su factura pero la actividad está sujeta, la empresa debe retener igualmente. La omisión del proveedor no exime al pagador. Consulte con su asesor fiscal ante la duda.
3. Calcular la retención sobre el total con IVA
La retención se calcula sobre la base imponible (honorarios), no sobre el total de la factura incluyendo IVA. Calcular 15% sobre 2.420€ daría 363€ en lugar de 300€: error del 21%.
4. No separar la cuenta 4751 de la cuenta 410
Si la retención se contabiliza como menor importe en la cuenta de acreedores (410) en lugar de abrirla en la 4751, el balance muestra una deuda menor con el proveedor pero no refleja la deuda real con Hacienda. Al preparar el modelo 111, no hay dato de partida y hay que reconstruirlo desde los pagos bancarios.
Gestión automática de retenciones IRPF
ininvoice detecta la retención en la factura del autónomo, aplica el asiento correcto automáticamente y consolida la base del modelo 111 trimestral. Sin trabajo manual de filtrado.
Ver demo con retenciones →Retención y three-way matching: cómo afecta al cotejo
En el three-way matching de facturas de proveedor, la retención IRPF tiene un impacto específico: el importe a pagar (neto de retención) nunca coincide con el importe del pedido de compra, que refleja el coste bruto del servicio.
El motor de cotejo debe comparar la base imponible de la factura contra el precio del pedido de compra, ignorando la retención como variable de varianza. Si el sistema de matching compara el total a pagar con el importe del PO, marcará siempre una varianza ficticia del 15% en todas las facturas de autónomos.
La configuración correcta: el matching verifica base imponible vs. precio PO; el pago verifica que el neto transferido al proveedor es base + IVA − retención.
Caso real: empresa de servicios de ingeniería, 22 subcontratistas, 88 facturas/trimestre
Una empresa de ingeniería civil con 22 ingenieros autónomos subcontratados recibía entre 80 y 100 facturas por trimestre. La preparación del modelo 111 requería exportar todas las facturas de proveedores a Excel, filtrar manualmente las de autónomos, sumar bases y retenciones, y cuadrar con los pagos bancarios: 4 horas trimestrales del responsable de administración.
Tras etiquetar a los 22 subcontratistas como "autónomo profesional" en el maestro de proveedores:
- El sistema aplica automáticamente la retención al procesar cada factura.
- La orden de pago se genera por el neto sin intervención manual.
- El resumen del 111 se exporta directamente desde el sistema: 12 minutos en lugar de 4 horas.
- Se detectó un caso en que un subcontratista había emitido factura sin retención siendo profesional obligado: el sistema marcó la anomalía y la empresa aplicó la retención correcta antes del pago.
Preguntas frecuentes sobre retención IRPF en cuentas a pagar
- ¿Un subcontratista con SL tiene retención IRPF?
- No. Las sociedades mercantiles (SL, SA, cooperativas) no están sujetas a retención IRPF en sus facturas de servicios profesionales. La retención IRPF aplica exclusivamente a personas físicas autónomas que ejercen actividad profesional o artística. Consulte con su asesor fiscal para casos específicos.
- ¿Qué pasa si el autónomo acredita que lleva más de dos años de actividad para aplicar el 7%?
- La retención reducida del 7% aplica solo en el año de inicio de la actividad y los dos años siguientes. El autónomo debe comunicarlo expresamente al pagador mediante declaración escrita. Sin esa comunicación, se aplica el 15% general. Si el pagador aplica el 7% sin comunicación, asume el riesgo de la diferencia. Consulte con su asesor fiscal.
- ¿La retención IRPF aparece en el modelo 303 de IVA?
- No. Son modelos completamente separados. El modelo 303 declara el IVA devengado y el IVA soportado. El modelo 111 declara las retenciones practicadas a autónomos y trabajadores. Un sistema AP debe alimentar ambos modelos de forma independiente desde los datos de cada factura.
- ¿Qué ocurre si me olvido de retener durante un trimestre?
- Si la empresa no retiene cuando debía, la AEAT puede exigir el importe no retenido más intereses de demora y, en casos de reiteración, una sanción. La empresa no puede recuperar la retención del autónomo a posteriori si ya le pagó el bruto. La regularización requiere presentar modelo 111 complementario. Consulte con su asesor fiscal ante cualquier incidencia.
- ¿Los pagos a autónomos extranjeros tienen retención IRPF?
- Los autónomos no residentes en España que prestan servicios en territorio español pueden estar sujetos a retención por el IRNR (Impuesto sobre la Renta de No Residentes), que tiene tipos distintos al IRPF. Si el autónomo reside en un país con convenio de doble imposición con España, el tipo puede ser inferior o cero. Este es un área especialmente compleja. Consulte con su asesor fiscal antes de pagar.
- ¿El modelo 190 es obligatorio aunque solo tenga 2 autónomos?
- Sí. El modelo 190 es el resumen anual de retenciones y se presenta obligatoriamente antes del 31 de enero del año siguiente, independientemente del número de perceptores. Incluye el detalle de cada autónomo: NIF, nombre, rendimientos íntegros y retenciones practicadas. Esta información es orientativa. Consulte con su asesor fiscal.
Conclusión
La retención IRPF del 15% en facturas de autónomos es una obligación del pagador, no una opción. El error de no retener o de contabilizar incorrectamente genera un pasivo oculto con la AEAT que aparece en el momento menos conveniente: una inspección o una liquidación de oficio.
La buena noticia es que el proceso es completamente automatizable: identificar al proveedor como autónomo profesional en el maestro, capturar la retención de la factura, aplicar el asiento correcto y acumular la base del 111. Ninguno de esos pasos requiere intervención manual si el sistema AP está bien configurado.
Artículos relacionados: three-way matching automático, cuentas a pagar sin intervención, modelo 303 y conciliación de facturas recibidas.