ininvoice + A3 ERP: automatizar cuentas a pagar y exportar asiento limpio
A3 ERP de Wolters Kluwer es referente en contabilidad y asesorías fiscales en España, pero no incluye three-way matching nativo ni ingesta automática de facturas de proveedores. ininvoice complementa A3: ingesta el correo, lee la factura, cruza línea a línea contra pedido y albarán, y exporta el asiento limpio (cuenta contable, IVA, IRPF, concepto) listo para asentar en A3. Activación en 48 h por cliente, sin tocar la base contable.
Si eres asesor fiscal
Por qué A3 es contabilidad-first, no AP-first, y cómo añadir AP automation por cliente sin migrar.
Si eres DAF de PYME
El flujo completo: correo → ininvoice → matching → A3, con cuenta y desglose IVA listos.
Si gestionas varias empresas
Caso típico: asesoría con 30 clientes en A3 que necesita captura automática por cada uno.
A3 ERP es el motor contable de buena parte de las asesorías fiscales españolas y de la PYME que delega su contabilidad a un despacho externo. La pieza fuerte es contabilidad. La pieza débil cuando recibes mucho papel es la entrada: alguien todavía teclea facturas antes de generar el asiento.
Esta guía explica cómo encaja ininvoice por delante de A3 para que ese alguien deje de teclear, sin tocar la base contable.
Por qué A3 no hace three-way matching nativo
A3 es contabilidad-first. Su modelo mental es el asiento, el libro de IVA, el modelo trimestral. Ahí es excelente: validaciones fiscales, cierre, cuadre con AEAT, SII y Verifactu. Pero three-way matching —cruzar factura, pedido y albarán línea a línea antes de aprobar el pago— no es una primitiva nativa.
No es un defecto: es un scope. A3 atiende empresas donde el pedido formal no siempre existe, el albarán no se digitaliza y la verificación compras-recepciones la hace alguien a mano. Cuando el volumen sube —200, 500, 1.000 facturas/mes— el modelo deja de escalar. Ahí entra ininvoice: touchless accounts payable por delante del asiento.
Flujo completo: correo → ininvoice → A3
Extremo a extremo, sin re-keying:
- Llega la factura al correo del cliente (Gmail u Outlook) como PDF, XML o FacturaE.
- ininvoice ingesta, deduplica por hash y extrae cabecera y líneas estructuradas.
- Cruza línea a línea contra pedido y albarán con tolerancia 2% / 1,50€ OR-mode pre-tax. Sin pedido, valida contra histórico de proveedor.
- Detecta duplicados y aplica score de riesgo.
- Asigna cuenta contable según proveedor o categoría (memoria por cliente).
- Genera el asiento con desglose IVA / IRPF / concepto / vencimiento.
- Exporta a A3 el bloque listo para asentar.
El asesor ve en A3 el asiento ya formado con todos los campos cuadrados. Lo que no ve son las horas de teclado que el sistema ha ahorrado.
Datos que llegan a A3: cuenta contable + IVA + IRPF + concepto
El payload de exportación decide si el asiento entra limpio o requiere corrección manual.
| Campo | Origen | Notas |
|---|---|---|
| Proveedor (CIF / razón social) | Factura | Validado contra maestro de proveedores en A3 |
| Cuenta contable de gasto | Memoria por cliente | Aprende del histórico ya contabilizado |
| Base imponible | Factura (pre-tax, línea a línea) | Suma de líneas, no totales de cabecera |
| IVA (tipo y cuota) | Factura | Desglose por tipo cuando hay múltiples |
| IRPF (si aplica) | Factura | Profesionales, alquileres, agrarios |
| Concepto del asiento | Plantilla por proveedor | Configurable: fecha + concepto + número |
| Fecha de vencimiento | Factura | Para conciliación con remesa SEPA |
| Centro de coste / proyecto | Tag por proveedor o por categoría | Si A3 del cliente lo usa |
El desglose de IVA sigue el RD 1619/2012: bases por tipo y cuotas por tipo. Así el asiento entra coherente con libro de IVA y con SII.
Integración técnica: CSV o API
Dos modos de transportar el asiento de ininvoice a A3:
- Exportación por fichero estructurado (CSV con el formato de importación contable que A3 acepta). Es el camino común en asesorías: ininvoice publica el lote diario y el asesor lo importa al cliente. Funciona en cualquier versión de A3.
- Conector API [NEEDS-CONFIRM con Wolters Kluwer y la versión contratada]. Las versiones modernas de A3 ofrecen interfaces de integración; el alcance depende del módulo y del partner.
El CSV es el arranque seguro: lo soporta cualquier instalación. La API se evalua cliente a cliente según volumen.
Asesorías multi-cliente con A3
Caso típico: asesoría fiscal con 30-50 empresas cliente, todas contabilizadas en A3, cada una con su buzón de facturas. Sin AP automation, el auxiliar contable abre cada PDF, teclea cabecera y bases, y el cierre trimestral se convierte en una carrera de dos semanas contra el modelo 303.
Con ininvoice por delante de A3: cada cliente conecta su buzón una vez (48 h), ininvoice propone asiento con memoria contable que aprende del histórico, el asesor revisa lotes y el cierre baja de carrera a verificación. Cada cliente tiene su entorno aislado; el asesor opera todos desde un panel multi-cliente.
Verifactu y A3: impacto combinado para asesorías
La normativa Verifactu de la AEAT (Real Decreto 1007/2023) obliga a sistemas de facturación verificables. A3 cubre la emisión del cliente cuando aplica. Lo que Verifactu no resuelve es la entrada de facturas recibidas: ahí siguen los PDFs que alguien tiene que leer.
ininvoice prioriza el dato firmado (FacturaE / XML) sobre píxeles cuando está disponible. Para la asesoría que exporta a A3 esto significa mejor extracción, trazabilidad limpia entre documento y asiento, y menor riesgo de discrepancia con SII. Más contexto en Verifactu y cuentas a pagar.
Ahorro estimado: asesoría con 300 facturas/cliente al mes
Cifras estimadas para asesoría tipo con 10 clientes activos en A3 y volumen medio de 300 facturas/cliente/mes [NEEDS-DATA: validar contra benchmark interno].
| Métrica | Sin AP automation | Con ininvoice + A3 |
|---|---|---|
| Tiempo medio por factura | ~3-5 min (teclado + revisión) | ~30 s (revisión) |
| Horas/mes por cliente (300 fact.) | 15-25 h | 2-3 h |
| Horas/mes para 10 clientes | 150-250 h | 20-30 h |
| Capacidad liberada | — | ~130-220 h/mes |
| Errores de tecleo / duplicados | Detectados en cierre | Bloqueados al ingestar |
Los benchmarks de productividad AP los publica IOFM: equipos con captura automática + matching procesan 3-5x más facturas por persona que equipos manuales.
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Plazos de activación: 48 h por cliente
Sin consultor. La curva por cliente:
- Día 0 — conexión del buzón (Gmail / Outlook), solo lectura.
- Día 0-1 — carga del maestro de proveedores y plan contable desde A3 (CSV).
- Día 1-2 — ingesta los últimos 30-90 días como entrenamiento. Memoria contable aprende del histórico.
- Día 2 — primer lote real de exportación a A3 listo para revisar.
Sin migración. Sin tocar la base contable. Sin permanencia.
Checklist para el asesor fiscal antes de activar
- [ ] Confirmar versión de A3 ERP del cliente (Eco / Profesional).
- [ ] Identificar formato de importación contable (CSV estándar o personalizado).
- [ ] Acordar buzón de entrada (Gmail, Outlook o alias del despacho).
- [ ] Exportar maestro de proveedores y cuentas habituales desde A3.
- [ ] Definir reglas de cuenta por proveedor recurrente (top 20 cubre el 80%).
- [ ] Decidir si IRPF entra automático o se revisa caso a caso.
- [ ] Acordar frecuencia de exportación a A3: diaria, semanal o pre-cierre.
- [ ] Designar revisor responsable del lote antes de asentar.
Preguntas frecuentes
- ¿Sustituye ininvoice a A3 ERP?
- No. ininvoice no es ERP ni hace contabilidad. Se sitúa por delante de A3: ingesta, lee y concilia antes de generar el asiento. A3 sigue siendo la base contable.
- ¿Funciona con todas las versiones de A3?
- La exportación por CSV funciona con cualquier versión que acepte importación contable. La API depende de versión y partner [NEEDS-CONFIRM por cliente].
- ¿Quién valida el asiento antes de pasar a A3?
- El asesor o responsable del despacho. ininvoice propone, el humano confirma. No se elimina la revisión: se elimina el tecleo.
- ¿Aprende las cuentas contables de cada cliente?
- Sí. La memoria por cliente aprende del histórico: si "Endesa" siempre va a 628000, lo mantiene. Configurable.
- ¿Es compatible con SII y Verifactu?
- Sí. Prioriza el dato firmado (FacturaE / XML) y exporta desglose IVA coherente con SII. A3 sigue siendo quien envía a la AEAT.
- ¿Y si el cliente recibe facturas en papel?
- Funciona por escaneo o reenvío del documento escaneado. La calidad mejora cuando el proveedor emite electrónicamente.
- ¿Cómo se factura el servicio multi-cliente?
- Por entorno (cliente). Founder a 249€/mes cubre hasta 300 facturas/mes; despachos con varios clientes contratan por volumen agregado o por cliente.
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Tres cosas para recordar
- A3 ERP es excelente como contabilidad-first; la pieza que falta es la entrada automática de facturas con three-way matching. Ahí encaja ininvoice por delante.
- El asiento llega a A3 con cuenta contable, IVA, IRPF y concepto ya formados. La asesoría revisa, no teclea.
- La activación es 48 h por cliente, sin migración y sin tocar la base contable. Empieza por el cliente que más factura recibe.
Si quieres ver cómo encaja sobre tus clientes en A3, prueba ininvoice. También puedes mirar el precio y las funcionalidades en detalle.
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