Factura no coincide con el pedido: qué hacer paso a paso
ininvoice — Si la factura no cuadra con el pedido: no la apruebes todavía. Compara línea a línea precios y cantidades pre-tax. Identifica si el descuadre es de precio, de cantidad o ambos. Documenta la diferencia exacta en euros. Avisa al comprador y al proveedor por correo trazable. Para el pago si supera 2% o 1,50€ por línea. Pide rectificativa o nota de abono según el caso.
Si te urge ya
Los cinco pasos inmediatos cuando descubres el descuadre el viernes a las 18h y nadie del proveedor coge el teléfono.
Si necesitas escribir ya
Plantilla editable de correo al proveedor con los campos clave para que respondan en 48h sin idas y venidas.
Si quieres una receta
Checklist de 15 minutos para resolver el descuadre antes de irte el viernes y dormir tranquilo.
Viernes, 18:05. Abres la última factura del proveedor y el total no cuadra. Diferencia de 312€. El comprador ya se ha ido. El proveedor no contesta. ¿Qué haces?
Este artículo es la receta concreta. Si buscas la matemática del cálculo, te dejamos el detalle en cómo calcular la varianza de precio entre factura y pedido.
Pasos inmediatos cuando detectas el descuadre
Cinco acciones, en este orden, en menos de 15 minutos:
- No apruebes. Marca como "en revisión". Si iba en una remesa, quítala.
- Localiza los tres documentos. Pedido, albarán y factura. Sin los tres vas a ciegas.
- Compara línea a línea, no por totales. Dos líneas pueden compensarse internamente.
- Anota la diferencia en euros pre-tax. Absoluto y porcentaje. Las dos.
- Documenta el caso. Captura, IDs, importe en disputa y a quién le toca. Así el lunes no empiezas de cero.
Con esto tienes el diagnóstico. A partir de aquí decides el resto.
Tipos de descuadre: precio, cantidad, ambos o totales que cuadran
No todos los descuadres son iguales. La forma de resolverlos depende del tipo:
- Descuadre de precio. Mismas cantidades, distinto unitario. Suele ser cambio de tarifa no notificado. Va a compras.
- Descuadre de cantidad. Mismo unitario, cantidad facturada distinta a la entregada. Suele ser albarán parcial. Va a almacén.
- Doble descuadre. Precio y cantidad fuera. Dos excepciones, cada una a su equipo.
- Totales cuadran, líneas no. El caso más peligroso. +50€ en A, -50€ en C. Total 0. Si cruzas por cabecera, pasa sin alertar.
Por eso la conciliación seria es siempre línea a línea. El total nunca miente, pero las líneas sí.
Cómo decidir si paras el pago o no
Regla operativa simple, en modo OR (cualquiera de las dos cubre):
| Diferencia por línea | Acción |
|---|---|
| < 2% Y < 1,50€ absolutos | Aprobar y pagar. Anotar pero no escalar. |
| > 2% O > 1,50€ absolutos | Parar pago. Abrir excepción. |
| > 5% O > 50€ absolutos | Parar pago + escalada al responsable de compras en 24h. |
| > 10% O > 500€ absolutos | Parar pago + revisión de contrato + comunicación formal al proveedor. |
No paras por milésimas: bloquea tesorería y agria la relación. Pero 50€ mensuales repetidos un año son 600€ que se evaporan.
Casos en los que NO paras aunque la línea salga fuera
- Redondeo de IVA. Milésimas al dividir total entre cantidad. El RD 1619/2012 regula el desglose.
- Ajuste contractual documentado. Anexo firmado o escalado por índice no reflejado en el pedido.
- Descuento por pronto pago. La factura llega bruta y el descuento se aplica al pagar.
Plantilla de comunicación al proveedor
Texto editable. Cambia los corchetes y envía:
Asunto: Factura [Número] — descuadre con pedido [Nº PO]
Hola [Nombre],
Hemos recibido la factura [Número] del [Fecha] por importe de [X €].
Al cruzarla con el pedido [Nº PO] detectamos las siguientes
diferencias línea a línea (importes pre-tax):
- Línea [SKU/descripción]: pedido [X€/u] x [Y unid] = [Z €]
factura [X'€/u] x [Y' unid] = [Z' €]
diferencia: [± D €]
Hasta confirmar el origen del descuadre dejamos la factura
en revisión y no procede al pago en el ciclo previsto.
Necesitamos que nos confirméis en 48h:
1. Si la diferencia se debe a un cambio de tarifa.
2. En caso afirmativo, copia del comunicado de revisión.
3. En caso de error, fecha estimada de la rectificativa.
Quedamos a la espera.
Gracias,
[Tu nombre] · [Empresa] · [Teléfono]Cifras pre-tax, plazo concreto (48h) y ruta cerrada. Sin reunión.
Cuándo pedir abono y cuándo pedir rectificativa
Confusión común. Dos figuras distintas en la normativa fiscal española:
- Factura rectificativa. Sustituye o modifica una factura ya emitida con error. La pides cuando el descuadre es claro y el proveedor reconoce el fallo. Regulada en el artículo 15 del RD 1619/2012.
- Nota de abono. Documento que reduce el importe sin anular la factura original. La pides cuando hay devolución parcial, descuento posterior o ajuste comercial.
Factura mal emitida → rectificativa. Factura bien emitida pero ajuste comercial posterior → abono. La distinción importa para el SII.
Plazos de respuesta según el importe
Calibra la urgencia con el bolsillo. Una política simple:
| Importe en disputa | Plazo máximo de respuesta | Si no responden |
|---|---|---|
| < 50€ | 5 días hábiles | Pagar bajo protesta y registrar. |
| 50–500€ | 48 hábiles | Escalada al comercial del proveedor. |
| 500–5.000€ | 24h | Llamada al responsable comercial. |
| > 5.000€ | Mismo día | Comunicación formal por escrito + bloqueo de pedidos abiertos. |
"Pagar bajo protesta": pagas pero registras la disputa formalmente. Así reclamas después.
Automatización: evita que este fuego se repita el mes que viene
Una vez es asumible. Cada semana, no. Si recibes más de 100 facturas al mes, los descuadres son sistemáticos y cada uno cuesta tres horas entre cruzar Excel, escribir correos y perseguir al comprador.
La alternativa es touchless accounts payable: ingesta desde Gmail u Outlook, lectura estructurada de PDF y FacturaE, matching línea a línea con tolerancia 2% / 1,50€ OR-mode y routing diferenciado a compras o almacén. Las medias publicadas por IOFM sitúan la resolución de excepciones en horas (no días) cuando hay routing automático.
¿Quieres ver cuántos descuadres tienes ahora mismo?
ininvoice cruza línea a línea con tolerancia 2% / 1,50€ OR-mode y te dice exactamente dónde pierdes margen. Reserva tu plaza y mide cuántas pasarían touchless hoy.
Ejemplos reales: tres casos típicos
Caso 1: el proveedor sube precio sin avisar
Pedido a 1,00€/u por 200 unidades. Factura llega con 1,12€/u. Diferencia: (1,12 − 1,00) × 200 = 24€. Porcentaje: 12%. Parar pago, escalada a compras, pedir copia del comunicado de revisión.
Caso 2: te facturan más de lo entregado
Pedido de 100 unidades. Albarán confirma 80. Factura las 100. Varianza de cantidad: (100 − 80) × 5,00€ = 100€ de exceso. Parar pago, verificar segundo albarán y pedir abono o rectificativa por las 20 unidades.
Caso 3: el total cuadra pero las líneas no
Pedido de 1.000€ en tres líneas. Factura de 1.000€. Cabecera perfecta. Línea A: +50€. Línea C: -50€. Si cruzas por totales, pasa. Línea a línea, detectas dos cambios contractuales sin comunicar y proteges margen futuro.
Checklist de 15 minutos para resolver el descuadre
Imprime esto. Pégalo al monitor.
- Marcar factura como "en revisión" en el sistema. (1 min)
- Abrir pedido, albarán y factura en tres pestañas. (1 min)
- Comparar línea por línea: precio unitario pre-tax y cantidad. (5 min)
- Anotar diferencias en euros absolutos y porcentaje. (2 min)
- Clasificar: precio, cantidad, ambos o trampa de totales. (1 min)
- Decidir según tabla de tolerancia. (1 min)
- Si paras pago: enviar plantilla al proveedor + cc al comprador interno. (3 min)
- Documentar caso en sistema con captura y referencias. (1 min)
Quince minutos. Si te lleva más, el problema no es el caso, es la herramienta.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hago si la factura es por importe menor del pedido?
- Igual que si fuera mayor: documentar y abrir excepción. Puede ser descuento promocional o albarán parcial.
- ¿Es legal parar el pago si discuto la factura?
- Sí. La ley 15/2010 contra la morosidad fija plazos máximos pero no obliga a pagar facturas en disputa. Comunica formalmente el motivo.
- ¿Cuánto tiempo tengo para reclamar al proveedor?
- El artículo 15 del RD 1619/2012 permite rectificativa hasta 4 años. En la práctica, reclama en cuanto detectes el error.
- ¿Y si el proveedor no responde en plazo?
- Escalada comercial. Si tampoco responde, pago bajo protesta o bloqueo de pedidos abiertos. Para importes altos, burofax.
- ¿Tengo que rehacer el SII si pido rectificativa?
- Sí. La rectificativa genera un nuevo registro en el SII que sustituye o complementa el original.
- ¿Y si el descuadre se repite cada mes con el mismo proveedor?
- Patrón. Revisa contrato, tarifa vigente y datos maestros. Suele ser un dato desactualizado en tu lado o pricing no comunicado del proveedor.
¿Cuántos viernes a las 18h te ha tocado este fuego?
Conecta Gmail u Outlook. ininvoice te avisa el martes a las 10h, no el viernes a las 18h. Reservar plaza.
Tres cosas para recordar
- El total nunca miente, pero las líneas sí. Compara siempre línea a línea, pre-tax. La trampa de totales que cuadran es la más cara.
- Tolerancia 2% O 1,50€ modo OR por línea. No paras por milésimas. No apruebas por euros que se acumulan al cabo del año.
- Documentación trazable desde el minuto uno. Captura, plantilla, plazo, escalada. Sin papel, no hay reclamación posible.
Si quieres ver cómo queda esto sobre tus propias facturas, prueba ininvoice. También puedes mirar el precio y las funcionalidades en detalle.
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